Herkenbaar? Een technieker overhandigt een laptop, krabbelt iets op een papieren formulier en belooft TOPdesk later bij te werken. Later wordt morgen, morgen wordt volgende week, en tegen die tijd zijn de details vaag. Wie kreeg welke laptop? Zat de lader erbij? Heeft iemand er echt voor getekend?
TOPdesk is uitstekend in het opslaan van assetdata. Het probleem zit in alles wat er tussen de werkvloer en TOPdesk gebeurt. De wandeling van het magazijn naar het bureau, het overdrachtsgesprek, het "ik log het straks wel"-moment. Dáár gaat de datakwaliteit verloren.
In dit artikel delen we de aanpassingen die echt verschil maken, gebaseerd op patronen die we dagelijks zien bij IT-teams die met TOPdesk werken.
De verborgen kosten van "doe ik straks wel"
De meeste IT-teams hebben geen TOPdesk-probleem. Ze hebben een timing-probleem. Als de registratie uren of dagen na het werkelijke moment gebeurt, gaat het op drie vlakken mis:
- Eigenaarschap onduidelijk: een asset staat nog op "in voorraad" terwijl iemand het al gebruikt. Een collega geeft hetzelfde model uit aan iemand anders.
- Geen bewijs: zes maanden later zegt een medewerker dat hij die monitor nooit heeft ontvangen. Er is geen getekend document om naar te verwijzen.
- Audit-stress: het assetregister zegt het ene, de realiteit het andere. Iemand moet alles handmatig uitzoeken voor de volgende audit.
Registreer waar het werk gebeurt
De grootste verbetering die je kunt maken: sluit de kloof tussen het fysieke moment en de digitale registratie. Als een technieker een laptop overhandigt aan iemands bureau, moet het formulier op dat bureau worden ingevuld, niet een uur later terug op kantoor.
Dat betekent mobiel. Geen "mobielvriendelijk webportaal", maar een echte app op je telefoon die snel genoeg is om staand te gebruiken. Barcode scannen, persoon kiezen, opmerking toevoegen, handtekening zetten, klaar. De hele interactie hoort minder dan een minuut te duren.
Met Better Desk doen techniekers precies dit. De app synchroniseert met TOPdesk, dus ze zoeken in echte assetdata en echte personen. Geen serienummers overtypen, geen medewerker-ID's opzoeken achteraf.
Automatiseer het papierwerk dat niemand wil doen
De meeste IT-teams hebben een Word-template voor overdrachtsdocumenten. Iemand vult het in, print het, laat het tekenen, scant het, en uploadt de pdf naar TOPdesk. Dat zijn vijf handmatige stappen voor iets dat automatisch zou moeten gaan.
Het betere patroon: één formulier-submit triggert alles. De technieker vult de overdrachtsgegevens in op de telefoon. Achter de schermen:
Pdf wordt gegenereerd
Je template wordt gevuld met de ingestuurde data (namen, serienummers, handtekeningen, foto's) en omgezet naar een nette pdf.
E-mail gaat eruit
De ontvanger krijgt een kopie voor hun administratie. De IT-manager ook, als je dat wilt.
Pdf komt in TOPdesk
Het ondertekende document wordt automatisch als bijlage aan het juiste asset gekoppeld. Geen handmatige upload, geen vergeten.
De technieker hoeft nergens over na te denken. Submit en doorlopen. De documentatie bouwt zichzelf op.
Echte handtekeningen, geen ingescande krabbels
Papieren handtekeningen hebben twee problemen: ze raken kwijt, en ze bewijzen weinig. Een scan van een vage handtekening op een verkreukeld formulier houdt niet lang stand als iemand claimt een apparaat nooit te hebben ontvangen.
Digitale handtekeningen op een telefoon zijn anders. Je legt vast wie tekende, wanneer, waar ze stonden (GPS), en welk toestel ze gebruikten. Dat is een echte audit trail, niet alleen een afbeelding van een penstreek.
| Papieren handtekening | Digitale handtekening | |
|---|---|---|
| Identiteit | Een naam die iemand opschreef | Gekoppeld aan geauthenticeerd profiel |
| Tijdstip | Welke datum op het formulier staat | Exacte seconde, automatisch |
| Locatie | Niet vastgelegd | GPS-coördinaten |
| Opslag | Archiefkast (hopelijk) | Als bijlage op het asset in TOPdesk |
| Terugvinden | Succes ermee | Zoeken op asset, persoon of datum |
Het doel is niet alleen een handtekening vastleggen. Het is een dossier opbouwen dat zes maanden later vragen beantwoordt zonder dat iemand zich iets hoeft te herinneren.
Houd je veldmappings in sync
Een subtieler probleem: TOPdesk asset-schema's veranderen. Iemand voegt een custom veld toe, hernoemt een kolom of wijzigt een dropdown. Als je externe tools dat niet merken, komt data op de verkeerde plek terecht, of helemaal nergens.
Better Desk monitort je TOPdesk asset-schema's automatisch. Als een veld wordt toegevoegd, verwijderd of gewijzigd, krijg je een melding om de wijziging te beoordelen en je mappings bij te werken. Geen stille breuk meer waarbij documenten wekenlang met verkeerde metadata worden geüpload voordat iemand het merkt.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
Laten we concreet worden. Zo ziet een typische laptop-overdracht eruit voor en na:
Voor
- Overdrachtsformulier printen
- Met de hand invullen aan het bureau
- Medewerker laten tekenen op papier
- Teruglopen naar kantoor
- Formulier scannen
- TOPdesk openen, asset zoeken
- Gescande pdf uploaden
- Toewijzingsveld bijwerken
- Papieren kopie ergens opbergen
~15 minuten per overdracht
Na
- Flow openen op je telefoon
- Barcode scannen of asset zoeken
- Medewerker selecteren
- Allebei tekenen op de telefoon
- Versturen
Pdf gegenereerd, gemaild en aan TOPdesk gekoppeld. Automatisch.
~1 minuut per overdracht
Vermenigvuldig dat verschil met 20 overdrachten per week, en je bespaart je team uren aan administratie, met betere data als bonus.
Praktische tips om te starten
Begin met één flow, niet vijf
Kies je meest voorkomende overdracht (waarschijnlijk laptops) en zorg dat die end-to-end werkt. Voeg meer toesteltypes toe als het team gewend is aan het proces.
Altijd twee handtekeningen vragen
Eén van de ontvanger en één van de technieker. Het kost 10 seconden extra en maakt "dat heb ik nooit gekregen"-discussies onmogelijk.
Zet serienummer en model in het document
De pdf moet nul twijfel laten over welk specifiek toestel is overgedragen. Haal die gegevens automatisch uit de assetdata.
Laat TOPdesk de bron van waarheid blijven
Probeer TOPdesk niet te vervangen of data te dupliceren. Gebruik het als de enige bron voor assets en personen. Het doel is om data sneller en betrouwbaarder in TOPdesk te krijgen, niet om een parallel systeem te bouwen.
Kort samengevat
TOPdesk is solide voor het opslaan en beheren van assetdata. De zwakke schakel is meestal het proces eromheen: de overdrachten, de papieren formulieren, de "doe ik straks wel"-momenten.
Verbeter het proces, en de data verbetert vanzelf. Verplaats registratie naar het moment van actie (een telefoon op de werkvloer), automatiseer de documentpipeline (genereer, mail, sla op), en sluit de kring met echte handtekeningen en audit trails.
Dat is wat Better Desk doet. Niet TOPdesk vervangen, maar het laten werken zoals het altijd had moeten werken.