Papieren handtekeningen vertragen alles
Handtekeningen op papier
Formulieren afdrukken, natte handtekeningen verzamelen, weer inscannen en archiveren. Een omslachtig proces dat tijd en papier verspilt.
Geen audit trail
Papieren handtekeningen bewijzen niet wanneer of waar ze zijn gezet. Bij een geschil heb je geen betrouwbaar bewijs van de ondertekeningscontext.
Handmatige documentafhandeling
Elk ondertekend document moet handmatig worden gescand, geüpload naar TOPdesk en aan het juiste asset gekoppeld. Stappen worden overgeslagen en documenten raken zoek.
BetterDesk: digitale handtekeningen voor TOPdesk
Teken op het Scherm
Zet je handtekening direct op het scherm van je apparaat. Werkt op elke telefoon of tablet, geen speciale hardware of stylus nodig.
Bekijk hoe IT-overdrachten werken →Automatische Locatie & Tijdstempel
Elke handtekening wordt automatisch voorzien van GPS-coördinaten, datum, tijd en ondertekenaarsinformatie. Geen handmatige invoer nodig.
Volledig Audit Trail
Elk ondertekend document genereert een juridisch geldige PDF met ingesloten handtekeninggegevens, locatiebewijs en een volledige bewakingsketen.
Van papier naar digitaal in drie stappen
Maak een Documentworkflow
Bouw een digitaal formulier in het BetterDesk-dashboard met drag-and-drop. Voeg handtekeningvelden, asset-scanners en ontvangersselectie toe.
Verzamel Handtekeningen
Open de documentworkflow op je telefoon. Vul de gegevens in, scan het asset en laat de ontvanger direct op het scherm tekenen.
Automatisch Genereren & Verzenden
BetterDesk genereert een ondertekende PDF met het volledige audit trail en uploadt deze automatisch naar TOPdesk. Geen scannen of handmatig uploaden nodig.
Moderniseer je ondertekeningsproces met vertrouwen
Juridisch geldige handtekeningen
Elke handtekening die via BetterDesk wordt vastgelegd, bevat een uitgebreide set metadata die de juridische geldigheid vaststelt. GPS-coördinaten bevestigen de ondertekeningslocatie, tijdstempels registreren het exacte moment van ondertekening en de identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd via geauthenticeerde sessies. Deze combinatie van bewijs creëert een sterker bewijs van ondertekening dan traditionele natte handtekeningen op papier, die gemakkelijk kunnen worden betwist zonder context over wanneer, waar of door wie ze zijn gezet.
Volledig audit trail
BetterDesk genereert automatisch een gedetailleerd audit trail voor elk ondertekend document. Dit omvat de volledige bewakingsketen van documentcreatie tot definitieve ondertekening, samen met IP-adressen, apparaatinformatie en sessiegegevens. Het audit trail wordt direct ingebed in de gegenereerde PDF en opgeslagen in je TOPdesk-omgeving. Wanneer interne auditors of externe toezichthouders documentatie opvragen, kun je een volledig, manipulatiebestendig overzicht produceren van elke ondertekeningsgebeurtenis.
Onderteken in seconden, niet in dagen
Papieren ondertekeningsworkflows kunnen dagen of zelfs weken duren wanneer documenten moeten worden afgedrukt, fysiek getransporteerd, ondertekend, gescand en gearchiveerd. BetterDesk comprimeert dit hele proces tot seconden. De ondertekenaar zet zijn handtekening direct op het apparaatscherm en het voltooide document wordt automatisch gegenereerd en afgeleverd. Voor IT-teams die meerdere asset-overdrachten per dag verwerken, vertaalt deze versnelling zich in significante tijdsbesparingen en snellere apparatuurimplementaties.
Verminder papierverspilling
Elke digitale handtekening elimineert de noodzaak voor geprinte formulieren, fysieke archivering en het scannen van documenten. Voor organisaties die honderden asset-overdrachten per jaar verwerken, is de vermindering van papierverbruik aanzienlijk. Naast het milieuvoordeel elimineert papierloos werken ook de kosten van printbenodigdheden, fysieke opslagruimte voor archiefkasten en het risico op documentverlies of -beschadiging. Je ondertekende records worden veilig in digitale vorm opgeslagen en zijn overal toegankelijk.
Gebouwd voor regelgevende compliance
AVG-compliant
BetterDesk verwerkt persoonsgegevens volledig in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Handtekeninggegevens worden versleuteld opgeslagen, toegang is beperkt tot geautoriseerde gebruikers binnen je organisatie en verwerkersovereenkomsten zijn beschikbaar voor alle klanten. Persoonsgegevens die tijdens het ondertekeningsproces worden verzameld, zijn beperkt tot wat strikt noodzakelijk is voor het vaststellen van de geldigheid van de handtekening, volgens het principe van dataminimalisatie.
eIDAS-conform
Digitale handtekeningen die via BetterDesk worden vastgelegd, kwalificeren als geavanceerde elektronische handtekeningen onder de Europese eIDAS-verordening. Elke handtekening is uniek gekoppeld aan de ondertekenaar, kan de ondertekenaar identificeren en is aangemaakt met elektronische handtekeningcreatiegegevens die de ondertekenaar onder zijn exclusieve controle kan gebruiken. Het uitgebreide audit trail levert het bewijs dat nodig is om aan te tonen dat aan deze vereisten is voldaan.
Configureerbare gegevensretentie
BetterDesk geeft je organisatie volledige controle over hoe lang ondertekende documenten en handtekeninggegevens worden bewaard. Je kunt retentiebeleid configureren dat aansluit bij je interne governance-vereisten en toepasselijke regelgeving. Ondertekende PDF's worden opgeslagen in je TOPdesk-omgeving volgens je bestaande documentbeheerbeleid, en BetterDesk bewaart geen kopieën van je ondertekende documenten langer dan nodig is voor de dienstverlening.
Veelgestelde vragen over digitaal ondertekenen met TOPdesk
Met BetterDesk kun je digitaal ondertekenen met TOPdesk. Je maakt een documentworkflow aan in het dashboard, opent deze op je telefoon, en laat de ontvanger direct op het scherm tekenen. De ondertekende PDF wordt automatisch naar TOPdesk geüpload.
Ja. Elke digitale handtekening wordt voorzien van GPS-locatie, tijdstempel, IP-adres en ondertekenaarsinformatie. Dit vormt een volledig audit trail dat juridisch geldig is als bewijs van ondertekening.
Nee. BetterDesk werkt als een aanvulling op TOPdesk. Je hoeft niets aan je TOPdesk-omgeving te wijzigen. Ondertekende documenten worden automatisch als bijlage aan het juiste asset in TOPdesk gekoppeld.
Je kunt digitaal ondertekenen op elk apparaat met een touchscreen. De BetterDesk-app is beschikbaar voor iOS en Android, en het web-dashboard werkt op elke browser. Geen speciale hardware of stylus nodig.
BetterDesk kost €99 per maand voor onbeperkt gebruikers en onbeperkte toegang. Dit omvat digitaal ondertekenen, barcode scanning, documentworkflows en de mobiele app. Er is ook een gratis proefperiode beschikbaar.