Onderteken TOPdesk-documenten digitaal
Voeg digitale handtekeningen toe aan je TOPdesk-workflows. BetterDesk biedt juridisch geldige handtekeningregistratie met automatische locatie, tijdstempel en een volledig audit trail.
- Gegevens verwerkt binnen de EU
- Handtekening met tijd, locatie en IP
- Werkt op je bestaande TOPdesk
Papieren handtekeningen vertragen alles
Handtekeningen op papier
Formulieren afdrukken, natte handtekeningen verzamelen, weer inscannen en archiveren. Een omslachtig proces dat tijd en papier verspilt.
Geen audit trail
Papieren handtekeningen bewijzen niet wanneer of waar ze zijn gezet. Bij een geschil heb je geen betrouwbaar bewijs van de ondertekeningscontext.
Handmatige documentafhandeling
Elk ondertekend document moet handmatig worden gescand, geüpload naar TOPdesk en aan het juiste asset gekoppeld. Stappen worden overgeslagen en documenten raken zoek.
BetterDesk: digitale handtekeningen voor TOPdesk
Leg handtekeningen vast direct op je telefoon of tablet. Elke handtekening wordt voorzien van tijdstempel, locatie en een volledig audit trail.
Teken op het Scherm
Zet je handtekening direct op het scherm van je apparaat. Werkt op elke telefoon of tablet, geen speciale hardware of stylus nodig.
Automatische Locatie & Tijdstempel
Elke handtekening wordt automatisch voorzien van GPS-coördinaten, datum, tijd en ondertekenaarsinformatie. Geen handmatige invoer nodig.
Volledig Audit Trail
Elk ondertekend document genereert een juridisch geldige PDF met ingesloten handtekeninggegevens, locatiebewijs en een volledige bewakingsketen.
Van papier naar digitaal in drie stappen
Vervang papieren formulieren door digitale handtekeningen die direct naar TOPdesk synchroniseren.
- 01
Maak een Documentworkflow
Bouw een digitaal formulier in het BetterDesk-dashboard met drag-and-drop. Voeg handtekeningvelden, asset-scanners en ontvangersselectie toe.
- 02
Verzamel Handtekeningen
Open de documentworkflow op je telefoon. Vul de gegevens in, scan het asset en laat de ontvanger direct op het scherm tekenen.
- 03
Automatisch Genereren & Verzenden
BetterDesk genereert een ondertekende PDF met het volledige audit trail en uploadt deze automatisch naar TOPdesk. Geen scannen of handmatig uploaden nodig.
Moderniseer je ondertekeningsproces met vertrouwen
Juridisch geldige handtekeningen
Elke handtekening die via BetterDesk wordt vastgelegd, bevat een uitgebreide set metadata die de juridische geldigheid vaststelt. GPS-coördinaten bevestigen de ondertekeningslocatie, tijdstempels registreren het exacte moment van ondertekening en de identiteit van de ondertekenaar wordt geverifieerd via geauthenticeerde sessies. Deze combinatie van bewijs creëert een sterker bewijs van ondertekening dan traditionele natte handtekeningen op papier, die gemakkelijk kunnen worden betwist zonder context over wanneer, waar of door wie ze zijn gezet.
Volledig audit trail
BetterDesk genereert automatisch een gedetailleerd audit trail voor elk ondertekend document. Dit omvat de volledige bewakingsketen van documentcreatie tot definitieve ondertekening, samen met IP-adressen, apparaatinformatie en sessiegegevens. Het audit trail wordt direct ingebed in de gegenereerde PDF en opgeslagen in je TOPdesk-omgeving. Wanneer interne auditors of externe toezichthouders documentatie opvragen, kun je een volledig, manipulatiebestendig overzicht produceren van elke ondertekeningsgebeurtenis.
Onderteken in seconden, niet in dagen
Papieren ondertekeningsworkflows kunnen dagen of zelfs weken duren wanneer documenten moeten worden afgedrukt, fysiek getransporteerd, ondertekend, gescand en gearchiveerd. BetterDesk comprimeert dit hele proces tot seconden. De ondertekenaar zet zijn handtekening direct op het apparaatscherm en het voltooide document wordt automatisch gegenereerd en afgeleverd. Voor IT-teams die meerdere asset-overdrachten per dag verwerken, vertaalt deze versnelling zich in significante tijdsbesparingen en snellere apparatuurimplementaties.
Verminder papierverspilling
Elke digitale handtekening elimineert de noodzaak voor geprinte formulieren, fysieke archivering en het scannen van documenten. Voor organisaties die honderden asset-overdrachten per jaar verwerken, is de vermindering van papierverbruik aanzienlijk. Naast het milieuvoordeel elimineert papierloos werken ook de kosten van printbenodigdheden, fysieke opslagruimte voor archiefkasten en het risico op documentverlies of -beschadiging. Je ondertekende records worden veilig in digitale vorm opgeslagen en zijn overal toegankelijk.
Eén prijs, alles inbegrepen
Onbeperkt gebruikers, documenten, assets en documentflows
10% korting bij jaarlijkse betaling
30 dagen gratis proberen. Geen creditcard nodig.
Bekijk wat er inzitVerandert er iets aan TOPdesk?
Nee. BetterDesk praat via de API met je bestaande omgeving en schrijft terug naar dezelfde records. Er worden geen velden toegevoegd, geen instellingen gewijzigd en je hoeft niets te migreren.
Veelgestelde vragen over digitaal ondertekenen met TOPdesk
Alles wat je wilt weten over digitaal ondertekenen met TOPdesk via BetterDesk.
Met BetterDesk kun je digitaal ondertekenen met TOPdesk. Je maakt een documentworkflow aan in het dashboard, opent deze op je telefoon, en laat de ontvanger direct op het scherm tekenen. De ondertekende PDF wordt automatisch naar TOPdesk geüpload.
Ja. Elke digitale handtekening wordt voorzien van GPS-locatie, tijdstempel, IP-adres en ondertekenaarsinformatie. Dit vormt een volledig audit trail dat juridisch geldig is als bewijs van ondertekening.
Nee. BetterDesk werkt als een aanvulling op TOPdesk. Je hoeft niets aan je TOPdesk-omgeving te wijzigen. Ondertekende documenten worden automatisch als bijlage aan het juiste asset in TOPdesk gekoppeld.
Je kunt digitaal ondertekenen op elk apparaat met een touchscreen. De BetterDesk-app is beschikbaar voor iOS en Android, en het web-dashboard werkt op elke browser. Geen speciale hardware of stylus nodig.
BetterDesk kost €299 per maand, met alles inbegrepen en onbeperkt: digitaal ondertekenen, barcode scanning, documentflows en de mobiele app. Er zijn geen staffels of add-ons. Betaal je per jaar, dan krijg je 10% korting. Je kunt 30 dagen gratis proberen.
Klaar om papierloos te werken met TOPdesk?
Voeg vandaag nog digitale handtekeningen toe aan je TOPdesk-workflows. Instellen in minuten, geen wijzigingen aan TOPdesk nodig.