Digitaliseer je IT-asset overdrachtsproces
Geen papieren formulieren en spreadsheets meer. Met BetterDesk maak je digitale overdrachtsformulieren op je telefoon, leg je handtekeningen vast op het scherm en genereer je automatisch PDF's met een compleet auditlogboek.
- Gegevens verwerkt binnen de EU
- Handtekening met tijd, locatie en IP
- Werkt op je bestaande TOPdesk
IT-apparatuur overdragen gaat nog steeds met papier
Papieren formulieren raken zoek
Geprinte overdrachtsformulieren belanden in archiefkasten, krijgen koffievlekken of verdwijnen simpelweg. Als je maanden later bewijs nodig hebt, kun je lang zoeken.
Geen bewijs van overdracht
Zonder getekend ontvangstbewijs is er geen manier om aan te tonen wie welke apparatuur heeft ontvangen en wanneer. Discussies over kwijtgeraakte laptops worden eindeloos.
Handmatig bijhouden in spreadsheets
Apparatuurtoewijzingen bijhouden in Excel is foutgevoelig en altijd verouderd. Er zwerven meerdere versies rond en niemand vertrouwt de gegevens.
BetterDesk: digitale overdrachtsformulieren
Een mobiel platform dat papieren formulieren vervangt door digitale workflows. Maak, teken en archiveer apparatuurtransacties in enkele seconden.
Digitale formulieren op mobiel
Open een overdrachtsformulier op je telefoon, selecteer de ontvanger en scan de barcode van de apparatuur. Geen papier, geen printer, geen archief.
Handtekening op het scherm
De ontvanger tekent direct op het scherm van de telefoon. Elke handtekening wordt vastgelegd met tijdstempel en locatie voor volledige traceerbaarheid.
Automatische PDF-generatie
Na elke overdracht wordt automatisch een professionele PDF gegenereerd met alle gegevens, de handtekening en een compleet auditlogboek.
Hoe het werkt
Drie stappen van overdracht naar getekende PDF.
- 01
Vul het formulier in
Open het overdrachtsformulier op je telefoon. Selecteer de medewerker, scan de barcode van de apparatuur en vul eventuele extra gegevens in.
- 02
Leg de handtekening vast
Geef de telefoon aan de ontvanger. Die tekent direct op het scherm en bevestigt dat de apparatuur in goede staat is ontvangen.
- 03
Ontvang de PDF
Er wordt automatisch een professionele PDF gegenereerd met alle gegevens, handtekening, tijdstempel en locatie. Verstuurd per e-mail of opgeslagen in je assetsysteem.
Professionele IT-overdrachten die je organisatie beschermen
Duidelijke verantwoordelijkheid voor elk asset
Elke overdracht creëert een ondertekend, van tijdstempel voorzien document dat precies vastlegt wie welke apparatuur heeft ontvangen, wanneer en in welke staat. Er is geen onduidelijkheid over asset-eigendom. Wanneer een medewerker de organisatie verlaat of naar een andere afdeling overstapt, heb je een complete bewakingsketen voor elk apparaat dat is uitgegeven. Dit voorkomt discussies en zorgt ervoor dat verantwoordelijkheid voor bedrijfsapparatuur altijd duidelijk is toegewezen.
Onweerlegbaar bewijs van aflevering
Elk digitaal overdrachtsdocument bevat de handtekening van de ontvanger vastgelegd op het scherm, GPS-coördinaten van de ondertekeningslocatie, een exact tijdstempel en de identiteit van de ondertekenaar geverifieerd via je directory. Dit uitgebreide bewijspakket biedt veel sterker bewijs van aflevering dan een papieren formulier ooit zou kunnen. Als er maanden of zelfs jaren later een geschil ontstaat, kun je de ondertekende PDF direct ophalen en precies aantonen wat er is overgedragen en bevestigd.
Minder geschillen over apparatuurconditie
BetterDesk-overdrachtsformulieren kunnen conditienotities, foto's en gedetailleerde assetspecificaties bevatten op het moment van overdracht. Beide partijen bevestigen de staat van de apparatuur bij overdracht. Deze gedocumenteerde uitgangssituatie voorkomt meningsverschillen over bestaande schade, ontbrekende accessoires of apparatuur die zogenaamd in een andere configuratie zou zijn afgeleverd. Je IT-team besteedt minder tijd aan het oplossen van geschillen en meer tijd aan het ondersteunen van de organisatie.
Een gestroomlijnd proces dat meeschaalt
Of je nu één medewerker inwerkt of nieuwe apparatuur uitrolt naar een hele afdeling, het digitale overdrachtsproces blijft consistent en efficiënt. Templates zorgen ervoor dat elke overdracht dezelfde informatie vastlegt. Geautomatiseerde PDF-generatie en verzending elimineren handmatige vervolgstappen. Integratie met TOPdesk betekent dat overdrachtsrecords automatisch worden gekoppeld aan de juiste assets zonder extra werk. Naarmate je organisatie groeit, groeit het overdrachtsproces mee, zonder extra administratieve overhead.
Eén prijs, alles inbegrepen
Onbeperkt gebruikers, documenten, assets en documentflows
10% korting bij jaarlijkse betaling
30 dagen gratis proberen. Geen creditcard nodig.
Bekijk wat er inzitVerandert er iets aan TOPdesk?
Nee. BetterDesk praat via de API met je bestaande omgeving en schrijft terug naar dezelfde records. Er worden geen velden toegevoegd, geen instellingen gewijzigd en je hoeft niets te migreren.
Veelgestelde vragen over IT-asset overdrachten
Alles wat je moet weten over digitale overdrachtsformulieren voor apparatuur.
Een digitale overdracht vervangt papieren formulieren bij het overdragen van IT-apparatuur tussen medewerkers. De ontvanger tekent op het scherm en een PDF met handtekening, tijdstempel en assetgegevens wordt automatisch gegenereerd en opgeslagen.
Ja. Elke handtekening bevat GPS-locatie, tijdstempel, IP-adres en identiteit van de ondertekenaar. Dit uitgebreide audit trail biedt juridisch geldig bewijs van de apparatuuroverdracht.
Ja. De documentworkflow-builder van BetterDesk laat je aangepaste formulieren maken met eigen velden, huisstijl en sjablonen. Je kunt assetgegevens, gebruikersinformatie, voorwaarden en handtekeningvelden toevoegen.
BetterDesk integreert met TOPdesk voor assetdata en Microsoft Entra ID voor gebruikersinformatie. Voltooide overdrachtsformulieren kunnen automatisch naar TOPdesk worden geüpload als assetbijlagen.
Klaar om je overdrachten te digitaliseren?
Vervang papieren formulieren door digitale workflows. Binnen enkele minuten opgezet, vandaag nog handtekeningen verzamelen.