Geprinte overdrachtsformulieren belanden in archiefkasten, krijgen koffievlekken of verdwijnen simpelweg. Als je maanden later bewijs nodig hebt, kun je lang zoeken.
Zonder getekend ontvangstbewijs is er geen manier om aan te tonen wie welke apparatuur heeft ontvangen en wanneer. Discussies over kwijtgeraakte laptops worden eindeloos.
Apparatuurtoewijzingen bijhouden in Excel is foutgevoelig en altijd verouderd. Er zwerven meerdere versies rond en niemand vertrouwt de gegevens.
Open een overdrachtsformulier op je telefoon, selecteer de ontvanger en scan de barcode van de apparatuur. Geen papier, geen printer, geen archief.
De ontvanger tekent direct op het scherm van de telefoon. Elke handtekening wordt vastgelegd met tijdstempel en locatie voor volledige traceerbaarheid.
Meer over digitale handtekeningen →Na elke overdracht wordt automatisch een professionele PDF gegenereerd met alle gegevens, de handtekening en een compleet auditlogboek.
Open het overdrachtsformulier op je telefoon. Selecteer de medewerker, scan de barcode van de apparatuur en vul eventuele extra gegevens in.
Open het overdrachtsformulier op je telefoon. Selecteer de medewerker, scan de barcode van de apparatuur en vul eventuele extra gegevens in.
Geef de telefoon aan de ontvanger. Die tekent direct op het scherm en bevestigt dat de apparatuur in goede staat is ontvangen.
Geef de telefoon aan de ontvanger. Die tekent direct op het scherm en bevestigt dat de apparatuur in goede staat is ontvangen.
Er wordt automatisch een professionele PDF gegenereerd met alle gegevens, handtekening, tijdstempel en locatie. Verstuurd per e-mail of opgeslagen in je assetsysteem.
Er wordt automatisch een professionele PDF gegenereerd met alle gegevens, handtekening, tijdstempel en locatie. Verstuurd per e-mail of opgeslagen in je assetsysteem.
Een digitale overdracht vervangt papieren formulieren bij het overdragen van IT-apparatuur tussen medewerkers. De ontvanger tekent op het scherm en een PDF met handtekening, tijdstempel en assetgegevens wordt automatisch gegenereerd en opgeslagen.
Ja. Elke handtekening bevat GPS-locatie, tijdstempel, IP-adres en identiteit van de ondertekenaar. Dit uitgebreide audit trail biedt juridisch geldig bewijs van de apparatuuroverdracht.
Ja. De documentworkflow-builder van BetterDesk laat je aangepaste formulieren maken met eigen velden, huisstijl en sjablonen. Je kunt assetgegevens, gebruikersinformatie, voorwaarden en handtekeningvelden toevoegen.
BetterDesk integreert met TOPdesk voor assetdata en Microsoft Entra ID voor gebruikersinformatie. Voltooide overdrachtsformulieren kunnen automatisch naar TOPdesk worden geüpload als assetbijlagen.