Geprinte overdrachtsformulieren belanden in archiefkasten, krijgen koffievlekken of verdwijnen simpelweg. Als je maanden later bewijs nodig hebt, kun je lang zoeken.
Zonder getekend ontvangstbewijs is er geen manier om aan te tonen wie welke apparatuur heeft ontvangen en wanneer. Discussies over kwijtgeraakte laptops worden eindeloos.
Apparatuurtoewijzingen bijhouden in Excel is foutgevoelig en altijd verouderd. Er zwerven meerdere versies rond en niemand vertrouwt de gegevens.
Open een overdrachtsformulier op je telefoon, selecteer de ontvanger en scan de barcode van de apparatuur. Geen papier, geen printer, geen archief.
De ontvanger tekent direct op het scherm van de telefoon. Elke handtekening wordt vastgelegd met tijdstempel en locatie voor volledige traceerbaarheid.
Meer over digitale handtekeningen →Na elke overdracht wordt automatisch een professionele PDF gegenereerd met alle gegevens, de handtekening en een compleet auditlogboek.
Open het overdrachtsformulier op je telefoon. Selecteer de medewerker, scan de barcode van de apparatuur en vul eventuele extra gegevens in.
Open het overdrachtsformulier op je telefoon. Selecteer de medewerker, scan de barcode van de apparatuur en vul eventuele extra gegevens in.
Geef de telefoon aan de ontvanger. Die tekent direct op het scherm en bevestigt dat de apparatuur in goede staat is ontvangen.
Geef de telefoon aan de ontvanger. Die tekent direct op het scherm en bevestigt dat de apparatuur in goede staat is ontvangen.
Er wordt automatisch een professionele PDF gegenereerd met alle gegevens, handtekening, tijdstempel en locatie. Verstuurd per e-mail of opgeslagen in je assetsysteem.
Er wordt automatisch een professionele PDF gegenereerd met alle gegevens, handtekening, tijdstempel en locatie. Verstuurd per e-mail of opgeslagen in je assetsysteem.
Elke overdracht creëert een ondertekend, van tijdstempel voorzien document dat precies vastlegt wie welke apparatuur heeft ontvangen, wanneer en in welke staat. Er is geen onduidelijkheid over asset-eigendom. Wanneer een medewerker de organisatie verlaat of naar een andere afdeling overstapt, heb je een complete bewakingsketen voor elk apparaat dat is uitgegeven. Dit voorkomt discussies en zorgt ervoor dat verantwoordelijkheid voor bedrijfsapparatuur altijd duidelijk is toegewezen.
Elk digitaal overdrachtsdocument bevat de handtekening van de ontvanger vastgelegd op het scherm, GPS-coördinaten van de ondertekeningslocatie, een exact tijdstempel en de identiteit van de ondertekenaar geverifieerd via je directory. Dit uitgebreide bewijspakket biedt veel sterker bewijs van aflevering dan een papieren formulier ooit zou kunnen. Als er maanden of zelfs jaren later een geschil ontstaat, kun je de ondertekende PDF direct ophalen en precies aantonen wat er is overgedragen en bevestigd.
BetterDesk-overdrachtsformulieren kunnen conditienotities, foto's en gedetailleerde assetspecificaties bevatten op het moment van overdracht. Beide partijen bevestigen de staat van de apparatuur bij overdracht. Deze gedocumenteerde uitgangssituatie voorkomt meningsverschillen over bestaande schade, ontbrekende accessoires of apparatuur die zogenaamd in een andere configuratie zou zijn afgeleverd. Je IT-team besteedt minder tijd aan het oplossen van geschillen en meer tijd aan het ondersteunen van de organisatie.
Of je nu één medewerker inwerkt of nieuwe apparatuur uitrolt naar een hele afdeling, het digitale overdrachtsproces blijft consistent en efficiënt. Templates zorgen ervoor dat elke overdracht dezelfde informatie vastlegt. Geautomatiseerde PDF-generatie en verzending elimineren handmatige vervolgstappen. Integratie met TOPdesk betekent dat overdrachtsrecords automatisch worden gekoppeld aan de juiste assets zonder extra werk. Naarmate je organisatie groeit, groeit het overdrachtsproces mee, zonder extra administratieve overhead.
Veel organisaties moeten tijdens interne en externe audits aantonen dat ze controle hebben over hun IT-assets. BetterDesk onderhoudt een doorzoekbaar archief van elk overdrachtsdocument, compleet met handtekeningen, tijdstempels en assetdetails. Wanneer auditors bewijs vragen dat apparatuur correct is toegewezen en bevestigd, kun je de documentatie in seconden produceren in plaats van door archiefkasten of e-mailarchieven te graven. Elk document bevat een uniek referentienummer en een manipulatiebestendig digitaal spoor.
Digitale handtekeningen vastgelegd via BetterDesk voldoen aan de vereisten voor elektronische handtekeningen onder de eIDAS-verordening in de Europese Unie en vergelijkbare kaders in andere rechtsgebieden. Elke handtekening bevat identiteitsverificatie, tijdstempel, geolocatie en een volledig auditlogboek. De gegenereerde PDF-documenten zijn zelfstandig en bevatten alle bewijzen die nodig zijn om de authenticiteit en integriteit van het ondertekeningsmoment aan te tonen. Organisaties gebruiken BetterDesk-overdrachtsdocumenten als juridisch bindende registraties voor assettransfers, leaseovereenkomsten en bevestigingen van apparatuurretour.
Een digitale overdracht vervangt papieren formulieren bij het overdragen van IT-apparatuur tussen medewerkers. De ontvanger tekent op het scherm en een PDF met handtekening, tijdstempel en assetgegevens wordt automatisch gegenereerd en opgeslagen.
Ja. Elke handtekening bevat GPS-locatie, tijdstempel, IP-adres en identiteit van de ondertekenaar. Dit uitgebreide audit trail biedt juridisch geldig bewijs van de apparatuuroverdracht.
Ja. De documentworkflow-builder van BetterDesk laat je aangepaste formulieren maken met eigen velden, huisstijl en sjablonen. Je kunt assetgegevens, gebruikersinformatie, voorwaarden en handtekeningvelden toevoegen.
BetterDesk integreert met TOPdesk voor assetdata en Microsoft Entra ID voor gebruikersinformatie. Voltooide overdrachtsformulieren kunnen automatisch naar TOPdesk worden geüpload als assetbijlagen.